ความแตกต่างหลัก: เครื่องถ่ายเอกสารเป็นอุปกรณ์ถ่ายเอกสารที่อนุญาตให้ผู้ใช้ทำสำเนาเอกสารหรือภาพซ้ำซึ่งราคาถูกเกินไป เครื่องถ่ายเอกสารใช้เทคโนโลยีการถ่ายภาพรังสีที่คล้ายกับเทคโนโลยีที่ใช้ในเครื่องพิมพ์เลเซอร์ เครื่องพิมพ์เป็นอุปกรณ์ต่อพ่วงที่สร้างสำเนาที่เป็นของแข็งของข้อมูลดิจิตอลที่แสดงบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์สามารถใช้เชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์โดยใช้ USB หรือไร้สาย

เมื่อคิดเกี่ยวกับการสร้างเอกสารที่ซ้ำกันคุณจะนึกถึงสองสิ่ง หนึ่งสามารถพิมพ์สองหรือมากกว่าสำเนาหรือหนึ่งสามารถถ่ายเอกสารต้นฉบับ ตัวเลือกทั้งสองนี้เป็นเพราะอุปกรณ์สองเครื่องคือเครื่องถ่ายเอกสารและเครื่องพิมพ์ ด้วยเทคโนโลยีที่เพิ่มขึ้นทำให้หลายคนสับสนในอุปกรณ์ที่แตกต่างกันทั้งสองนี้เนื่องจากเครื่องพิมพ์เอนกประสงค์จำนวนมากมาพร้อมคุณสมบัติเครื่องถ่ายเอกสาร มันค่อนข้างง่ายที่จะแยกแยะว่าวัตถุประสงค์หลักของเครื่องถ่ายเอกสารคือการทำสำเนาซ้ำในขณะที่จุดประสงค์หลักของเครื่องพิมพ์คือการพิมพ์ อย่างไรก็ตามเครื่องพิมพ์เอนกประสงค์สามารถทำทั้งสองอย่างและอื่น ๆ อีกมากมาย

เครื่องถ่ายเอกสารเป็นอุปกรณ์ถ่ายเอกสารที่อนุญาตให้ผู้ใช้ทำสำเนาเอกสารหรือภาพซ้ำซึ่งราคาถูกเกินไป เครื่องถ่ายเอกสารใช้เทคโนโลยีการถ่ายภาพรังสีที่คล้ายกับเทคโนโลยีที่ใช้ในเครื่องพิมพ์เลเซอร์ Xerography เป็นกระบวนการสร้างภาพโดยใช้ผงหมึกและความร้อนกับกระดาษ วัตถุประสงค์ของเครื่องถ่ายเอกสารคือการสร้างเอกสารที่ซ้ำกันซึ่งมีให้เร็วกว่าและราคาถูกกว่า เครื่องถ่ายเอกสารเป็นทางเลือกให้กับเครื่องพิมพ์ซึ่งในขั้นต้นมีราคาแพงและใช้เวลานาน เครื่องถ่ายเอกสารที่ทันสมัยกลายเป็นอเนกประสงค์และสามารถใช้ได้กับคุณสมบัติเช่นการพิมพ์, แฟกซ์, เย็บ, เจาะรูและความสามารถอื่น ๆ Copier ถูกคิดค้นโดยทนายความสิทธิบัตร Chester Carlson มันยังเป็นที่รู้จักอย่างแพร่หลายว่าเครื่องจักรซีร็อกซ์ด้วยกระบวนการที่ถูกอ้างถึงว่าเป็นซีร็อกซิ่งชั่วครู่หนึ่งก่อนที่ บริษัท ซีร็อกซ์จะต่อสู้เพื่อป้องกันไม่ให้เครื่องหมายการค้ากลายเป็นรูปแบบทั่วไป

เครื่องถ่ายเอกสารมักจะเป็นอุปกรณ์ขนาดใหญ่ที่กินพื้นที่และสามารถทำสำเนากระดาษและเอกสารหลายประเภท อุปกรณ์ทำงานใน 5 ขั้นตอน: การ ชาร์จการเปิดรับแสงการพัฒนาการถ่ายโอนและการหลอมรวม ถังรูปทรงกระบอกที่ปรากฏในเครื่องจะถูกประจุด้วยไฟฟ้าโดยลวดโคโรนาไฟฟ้าแรงสูง จากนั้นกลองจะพัฒนาวัสดุ photoconductive หลอดไฟที่สว่างจะสแกนเอกสารที่จะทำการคัดลอกและสะท้อนพื้นที่สีขาวของเอกสารไปยังดรัมส่งแสง ดรัมโฟโตนิวเมติกกลายเป็นสื่อกระแสไฟฟ้าเมื่อสัมผัสกับแสง ส่วนที่เป็นสีดำบนเอกสารไม่สะท้อนและส่วนนั้นบนดรัมยังคงมีประจุลบ ประจุลบจะรับผงหมึกที่มีประจุเป็นบวกซึ่งจะถูกส่งไปยังเอกสารและถูกหลอมรวมด้วยความร้อน Viola! เอกสารถูกคัดลอกและพิมพ์

เครื่องพิมพ์เป็นอุปกรณ์ต่อพ่วงที่สร้างสำเนาที่เป็นของแข็งของข้อมูลดิจิตอลที่แสดงบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์สามารถใช้เชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์โดยใช้ USB หรือไร้สาย เครื่องพิมพ์หนึ่งเครื่องสามารถเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์หลายเครื่องที่อนุญาตให้คอมพิวเตอร์ทุกเครื่องสามารถพิมพ์บนเครื่องพิมพ์นั้นได้ เครื่องพิมพ์รุ่นใหม่หลายรุ่นยังสามารถรองรับการ์ดหน่วยความจำกล้องดิจิทัลหรือสแกนเนอร์ รุ่นที่สูงขึ้นสำหรับสำนักงานยังมาพร้อมกับคุณสมบัติอื่น ๆ เช่นสแกนเนอร์เครื่องถ่ายเอกสารและแฟกซ์ รุ่นเหล่านี้เรียกว่าเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่น

มีเครื่องพิมพ์ชนิดต่าง ๆ ที่พร้อมใช้งาน เครื่องพิมพ์เหล่านี้จัดอยู่ในประเภทของเทคโนโลยีที่ใช้ในการพิมพ์ เทคโนโลยีประกอบด้วย: เครื่องพิมพ์ที่ใช้ผงหมึก, เครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทเหลว, เครื่องพิมพ์หมึกแข็ง, เครื่องพิมพ์ Dye-sublimation และเครื่องพิมพ์ไร้หมึก เครื่องพิมพ์ที่ใช้ผงหมึกใช้ผงหมึกโทนเนอร์แบบแห้งเป็นหมึกซึ่งจะถูกหลอมละลายบนกระดาษด้วยลูกกลิ้งร้อน เครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทเหลวใช้หมึกของเหลวที่ถูกทำให้ร้อนเป็นฟองไอแล้วพ่นลงบนกระดาษ เครื่องพิมพ์หมึกแข็งใช้เทคโนโลยีการถ่ายโอนความร้อนและใช้แท่งสีที่เหมือนขี้ผึ้งในพื้นผิว หมึกเหล่านี้จะละลายแล้วฉีดพ่นลงบนถังน้ำมันที่เคลือบด้วยการหมุนซึ่งส่งภาพไปยังกระดาษ เครื่องพิมพ์สีระเหิดใช้ความร้อนในการถ่ายโอนสีย้อมไปยังสื่อเช่นบัตรพลาสติกกระดาษหรือผืนผ้าใบ เครื่องพิมพ์เครื่องพิมพ์แบบไร้หมึกทำงานด้วยการให้ความร้อนกับพื้นที่ของกระดาษที่ไวต่อความร้อนซึ่งสร้างรูปภาพหรือข้อความ

หลายคนเชื่อว่าการพิมพ์หลายสำเนานั้นแพงกว่าการถ่ายสำเนา อย่างไรก็ตามขึ้นอยู่กับจำนวนสำเนาหน้าและข้อมูลบนกระดาษที่ต้องพิมพ์ หากต้องการพิมพ์หลายชุดเครื่องถ่ายเอกสารมักเป็นตัวเลือกที่ถูกกว่า อย่างไรก็ตามหากจำเป็นต้องพิมพ์เพียงไม่กี่หน้าการพิมพ์จะถูกกว่ามาก ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างเครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสารคือคุณภาพ เครื่องพิมพ์มักจะผลิตภาพคุณภาพสูงเนื่องจากใช้กระบวนการอิงค์เจ็ท (ซึ่งมีให้ในเครื่องถ่ายเอกสาร แต่ค่อนข้างหายาก) ในขณะที่ภาพที่ผลิตโดยใช้ xerography มีความละเอียดต่ำ