ความแตกต่างที่สำคัญ: สำเนาเอกสารเรียกว่าไฟล์เอกสารดิจิทัลที่พิมพ์บนกระดาษในขณะที่สำเนาที่อ่อนนุ่มเป็นไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่มีการพิมพ์ซึ่งมีอยู่ในรูปแบบดิจิตอลใด ๆ เช่นในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลไดรฟ์ปากกาดีวีดี ฯลฯ
ข้อมูลและข้อมูลมีความสำคัญมากในด้านการศึกษาและความรู้ เวลาส่วนใหญ่ข้อมูลหรือข้อมูลจะต้องมีการแบ่งปันหรือกระจาย หลายครั้งที่ข้อมูลผ่านหลายช่องทางก่อนที่จะถึงปลายทาง การถ่ายโอนข้อมูลมีหลายรูปแบบ ในโลกของอิเล็กทรอนิกส์การแลกเปลี่ยนข้อมูลสามารถเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็วด้วยความช่วยเหลือของการคัดลอกและสำเนา หลายคนสับสนระหว่างสองคนนี้ พวกเขาทั้งคู่ต่างจากกัน
ในทางกลับกันสำเนาที่อ่อนนุ่มจะถูกเก็บไว้ในหน่วยความจำและจะถูกอ่านโดยแสดงบนหน้าจอ เนื่องจากไฟล์ถูกเก็บไว้ในหน่วยความจำ
มันถูกเรียกว่า soft copy เพราะคุณไม่สามารถแตะมันได้และคุณต้องอ่านมันบนหน้าจอ ในกรณีที่คอมพิวเตอร์ปิดคุณไม่สามารถอ่านได้ ต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะบางชนิดในการจัดเก็บและแสดงสำเนาที่เป็นซอฟต์แวร์ สามารถพิมพ์ไฟล์เดียวกันโดยใช้เครื่องพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์ ขณะนี้สำเนาเอกสารที่พิมพ์ออกมาถูกเรียกว่าเป็นสำเนา ดังนั้นการคัดลอกจะนำหน้าด้วยสำเนาที่อ่อนนุ่ม
ข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างการคัดลอกแบบแข็งและแบบอ่อนนั้นต่างจากการทำสำเนาแบบแข็งสำเนาแบบ soft มักจะต้องใช้สื่ออิเล็กทรอนิกส์ในการอ่านและแสดงผล แม้ว่าคุณจะมีข้อมูลในไดรฟ์ปากกาก็จะต้องมีการแสดงโดยใช้คอมพิวเตอร์หรือสื่อแสดงผลที่รองรับอื่น ๆ ทั้งคู่มีข้อดีและข้อเสียของตัวเอง สามารถใช้งานสำเนาได้ทันทีในขณะที่สำเนาที่อ่อนนุ่มสามารถอ่านได้โดยใช้อุปกรณ์แสดงผลอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น การคัดลอกแบบซอฟท์แวร์นั้นเหมาะสำหรับการปรับแต่งที่ง่ายที่สามารถทำได้ อย่างไรก็ตามขึ้นอยู่กับข้อกำหนดเฉพาะซึ่งขึ้นอยู่กับว่าจะสร้างสำเนาแบบแข็งหรือแบบอ่อน